Contoh Susunan Acara Outbound, Simak Tipsnya

1. Menentukan Tujuan

Tujuan dari outbound tentu menjadi hal utama yang harus diperjelas terlebih dahulu. Apakah diadakannya outbound ini untuk meningkatkan kekompakan, leadership, motivasi untuk berprestasi, atau hanya sekedar melepas penat saja.

Menentukan tujuan akan berpengaruh pada langkah-langkah selanjutnya. Tujuan ini akan dijadikan sebagai pegangan untuk menentukan lokasi, bentuk dari outbound sendiri, dan lain sebagainya.

Tentu saja hal pertama yang perlu dipahami dalam perancangan kegiatan adalah tujuan dari kegiatan itu sendiri. Lebih dari sekedar bersenang-senang, sering kali kegiatan outbound punya tujuan khusus seperti; membangun team building yang lebih baik, mengembangkan karakter lewat leadership, mempererat silaturahmi, dll — yang harapannya bisa didapat oleh peserta sebagai hasil dari kegiatan.

2. Menentukan Tema outbound

Setelah mengetahui tujuan outbound ini, Anda harus bisa mengemasnya ke dalam sebuah tema yang menarik. Tema ini akan memberikan kesan khusus terhadap peserta. Karena di dalam tema biasanya ada slogan khusus yang sudah dipersiapkan, dan mengandung pesan yang unik.

Menentukan tema kegiatan terlebih dulu, akan mempermudah penyusunan acara secara keseluruhan. Berbagai persiapan pun bisa segera dilakukan jika tema dan susunan acara sudah tersedia.

3. Menentukan Lokasi outbound

Lokasi outbound juga harus sesuai dengan tema acara tersebut. Selain itu, lokasi haruslah disesuaikan dengan kondisi peserta, dilihat dari kemudahan akses, dan keamanannya.

Lokasi outbound ini haruslah nyaman untuk semua peserta. Faktor kenyamanan ini bisa dilihat dari fasilitas yang lengkap, dan juga tempat yang bersih.

4. Menentukan Anggaran dan Jadwal Acara

Anggaran suatu acara harus bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jangan sampai anggaran terlalu membengkak karena terlalu memaksakan ke tempat yang jauh dan mahal. Yang masuk ke dalam anggaran biasanya sewa lokasi, konsumsi, hingga akomodasi.

Dari berbagai anggaran yang besar tersebut, Anda harus bisa meminimalisir pengeluaran dari hal-hal lainnya, sehingga anggaran akan lebih efisien.

Perhatikan juga jadwal acara dengan baik, buatlah seefektif mungkin. Efektivitas dari acara tersebut bisa dilihat dari kegiatan outbound itu sendiri. Jika dirasa cukup untuk kegiatan sehari, maka akan lebih baik.

5. Menyiapkan Instruktur

outbound akan berjalan dengan efektif dan mendapatkan hasil yang maksimal jika dilakukan secara profesional. Karena itu dibutuhkan para instruktur yang sudah berpengalaman di bidangnya.

Para instruktur ini juga pastinya bisa membawa suasana dengan lebih baik. Bahkan untuk permainan outbound sederhana sekalipun, sehingga benar-benar bisa membantu mencapai tujuan yang diharapkan.

Kemampuan tim instruktur biasanya tidak hanya terlihat dari caranya mengisi dan membawa acara saja. Tapi mereka juga punya kemampuan dalam membangun suasana, dan memberikan motivasi kepada para peserta dengan sangat baik.

6. Menyiapkan Permainan

Pihak panitia dan tim instruktur haruslah bekerjasama dengan baik dalam menyusun sebuah acara. Persiapan permainan menjadi salah satu yang paling penting.

Ada banyak sekali permainan yang bisa dilakukan. Namun, permainan yang dipilih harus benar-benar bisa membuat semua peserta antusias, dan mendapatkan manfaat yang maksimal.

Dalam menyusun acara, perlu untuk mengetahui jenis-jenis permainan dalam kegiatan outbound yang akan diikuti para peserta. Jika permainan dipersiapkan sendiri oleh panitia, dibutuhkan koordinasi dengan tempat pelaksanaan kegiatan apakah peralatannya cukup memadai. Tetapi apabila mengambil jenis permainan yang sudah tersedia atau menjadi bagian dari fasilitas tempat kegiatan, tentu saja akan lebih mudah dan tidak merepotkan. Hanya saja harus dicermati apakah jenis permainan merupakan permainan kering, basah, atau kombinasi keduanya. Permainan basah biasanya ditempatkan pada urutan akhir dari seluruh rangkaian permainan.

7. Siapkan Susunan Acara dengan Baik, dan Tutup dengan Berkesan

Setelah semua dirancang dengan baik, susun semua kegiatan-kegiatan tersebut dengan cermat dalam sebuah_ rundown outbound_. Pastikan bahwa tidak waktu yang tidak bermanfaat, apalagi membuat peserta tidak teratur.

Untuk memberikan kesan lebih mendalam, Anda harus membuat acara penutupan yang berkesan. Buat acara sekreatif mungkin, sehingga kesan pada permainan outbound semakin membekas.Itulah tips menyusun acara outbound yang pasti akan membuatnya semakin seru dan sukses. Jadi, persiapkan semuanya sekarang juga, sehingga agenda ini benar-benar memberikan hasil yang maksimal.

8. Fasilitas yang di dapat

Ketersediaan fasilitas di tempat pelaksanaan kegiatan termasuk jumlahnya harus diperhatikan juga dalam membuat susunan acara. Terlebih jika jumlah peserta yang akan ikut dalam kegiatan sangat banyak. Dengan mengetahui fasilitas dari tempat kegiatan, akan lebih mudah menentukan durasi pelaksanaan setiap acara.

9. Jumlah Peserta

Penting untuk mengetahui jumlah peserta kegiatan sebelum menyusun rundown acara. Dari jumlah peserta tersebut akan diketahui durasi pelaksanaan setiap acara. Misalnya, untuk permainan arung jeram dengan jumlah peserta 100 orang akan memakan waktu lebih lama, dibandingkan dengan peserta yang hanya berjumlah 50 orang.

10. Waktu Pelaksanaan

Saat merancang kegiatan khususnya yang dilakukan di alam terbuka, waktu pelaksanaan kegiatan adalah yang lebih dulu ditetapkan. Apakah kegiatan tersebut hanya berlangsung 1 hari atau menginap selama 1 malam atau beberapa malam.

Contoh Susunan Acara Outbound, Simak Tipsnya

Contoh Susunan Acara Outbound

06.00 – 10.00	Perjalanan Jakarta – Glamping Cileunca Pangalengan.
10.00 – 10.30	Tiba di Glamping Cileunca, Welcome Drink dan Snack.
10.30 – 12.00	– Fun Outbound Games (Ice Breaking, Competition dan Final Project). – Softdrink
12.00 – 13.00	Makan Siang (Buffet).
13.00 – 14.30	– Flying Fox 200 Meter Lintas Danau. – Paintball War Games 40 Peluru.
14.30 – 17.00	– Rafting 5 Km di Sungai Palayangan. – Bilas / Mandi dan Snack Sore.
17.00	Kembali ke Jakarta.